當(dāng)前位置:汽車配件110網(wǎng) >> 汽修百科 >> 汽車4S店管理 >> 汽車4S店內(nèi)部管理相關(guān)材料--工作計(jì)劃總結(jié)及報(bào)表、單據(jù)、信息檔案管理制度 |
互聯(lián)網(wǎng) 俠名 汽車4S店管理 2013-10-22
工作計(jì)劃總結(jié)管理 1、各部門主管應(yīng)于每月的月末、周末制定本部門上月、上周工作小結(jié),下月、下周工作計(jì)劃草案,計(jì)劃及總結(jié)應(yīng)以KPI指標(biāo)及分析為主。 2、各部門的工作計(jì)劃草案經(jīng)總經(jīng)理辦公會(huì)協(xié)調(diào)平衡后,下達(dá)正式的目標(biāo)管理月計(jì)劃書及每周任務(wù)書,由總經(jīng)理及責(zé)任人簽名確認(rèn)。 3、部門主管應(yīng)制訂出目標(biāo)進(jìn)程控制表格或看板,對(duì)目標(biāo)達(dá)成率及工作進(jìn)度進(jìn)行考核,經(jīng)常檢查本部門工作計(jì)劃/任務(wù)的完成進(jìn)度,存在的問題和困難,并及時(shí)向總經(jīng)理匯報(bào)。 4、每個(gè)計(jì)劃期末,各部門主管應(yīng)總結(jié)本期計(jì)劃/任務(wù)的完成情況以及工作中需改善的地方、遇到的困難及解決辦法等,并在總經(jīng)理辦公會(huì)上匯報(bào),確定本期計(jì)劃/任務(wù)的完成率。 5、計(jì)劃期內(nèi)未完成的工作需說明未完成的原因,并重新確定完成的具體日期,需其他部門配合的,由總經(jīng)理辦公會(huì)協(xié)調(diào)。 6、各期的工作計(jì)劃/任務(wù)及其完成情況評(píng)定結(jié)果將存放各部門主管的個(gè)人檔案中,作為業(yè)績(jī)考核的內(nèi)容,并與當(dāng)月工資掛鉤。 7、一般員工的工作計(jì)劃/任務(wù)由各部門主管安排,工作計(jì)劃/任務(wù)的完成情況在部門例會(huì)上確認(rèn),經(jīng)部門主管及總經(jīng)理評(píng)定后放入員工個(gè)人檔案,作為對(duì)員工個(gè)人考核的依據(jù)。部門主管應(yīng)對(duì)員工業(yè)績(jī)實(shí)行看板式管理,并公布結(jié)果。 8、所有試用的員工還應(yīng)于每周周末對(duì)上周的工作進(jìn)行總結(jié)并填制《××公司試用人員周總結(jié)報(bào)告書》。 報(bào)表及單據(jù)管理 1、公司各部門使用的報(bào)表、單據(jù)應(yīng)制定統(tǒng)一的格式并編號(hào),編號(hào)規(guī)則:××公司XX部XXX號(hào),如有修改,應(yīng)填寫《文件修改申請(qǐng)單》,經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可修改。 2、各類報(bào)表、單據(jù)的傳遞應(yīng)及時(shí)有序并作好記錄。 3、有權(quán)知曉報(bào)表內(nèi)容的人員應(yīng)按公司保密規(guī)定保守公司的商業(yè)秘密,未經(jīng)授權(quán)不得向外發(fā)散。 4、各責(zé)任部門應(yīng)按規(guī)定的報(bào)送對(duì)象,報(bào)送時(shí)限及時(shí)準(zhǔn)確的報(bào)送各類報(bào)表。逾期報(bào)送或不報(bào)送,給公司造成不良影響的,將予以行政處罰。 信息檔案資料管理 1、正式文件使用公司標(biāo)準(zhǔn)文檔格式,即有標(biāo)識(shí)、公司名稱、地址、郵編、電話、傳真的信箋紙格式,并注明公司(部門)名稱、簽發(fā)人、發(fā)放部門、日期等。一般技術(shù)材料、培訓(xùn)材料、表格等可簡(jiǎn)化,保留公司商標(biāo)即可。 2、第一行文件編號(hào):字體宋體、右對(duì)齊、字號(hào)五號(hào)字。 3、文件編號(hào): (1)向上級(jí)管理部門的報(bào)告文件或?qū)ν獍l(fā)函:××公司(辦)字第[2005]XXX號(hào)。 (2)經(jīng)理簽發(fā)的管理文檔:××公司(通)字第[2005]XXX號(hào)。 (3)銷售部管理文件:××公司(銷)字第[2005]XXX號(hào)。 (4)服務(wù)部管理文件:××公司(服)字第[2005]XXX號(hào)。 (5)財(cái)務(wù)部管理文件:××公司(財(cái))字第[2005]XXX號(hào)。 文件編號(hào)由總經(jīng)理秘書統(tǒng)一進(jìn)行編號(hào)。一般事務(wù)性聯(lián)絡(luò)可使用《工作聯(lián)絡(luò)單》,不必統(tǒng)一編號(hào)。 4、文件標(biāo)題:字體黑體、居中、加粗,字號(hào)小二號(hào)。 5、正文:字體宋體、字號(hào)小四號(hào)、行距1.5倍。 6、簽發(fā):公司通用管理文件及對(duì)外公文或函件由總經(jīng)理簽發(fā);各部門管理文件交總經(jīng)理審核后由部門經(jīng)理(主管)簽發(fā)。 7、發(fā)放:正式文件發(fā)放到各部門或班組需有文件發(fā)放記錄。 8、保存:公司所有文件(報(bào)送總公司文件、接收總公司文件及其它外部發(fā)出及接收的文件)副本由總經(jīng)理秘書統(tǒng)一保存。 9、傳真:對(duì)外發(fā)傳真,統(tǒng)一使用公司標(biāo)準(zhǔn)文檔格式,傳真前附上附頁(yè),說明傳真目的、主題等。 10、借閱:因工作需要借閱文檔,由借閱人申請(qǐng),經(jīng)文檔管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后辦理借閱手續(xù),借閱和歸還要進(jìn)行登記。 顧客檔案的管理 1. 顧客檔案是公司主要的資源,由各業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)收集與管理。 2. 各業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)將該部門的顧客檔案進(jìn)行分類、整理、編制檔 案目錄。 3、任何員工不得向外部泄露顧客檔案所記載的涉及顧客個(gè)人隱私的有關(guān)資料。 會(huì)議材料管理 1. 會(huì)議舉行后,會(huì)議記錄人員應(yīng)及時(shí)整理會(huì)議紀(jì)要。 2. 整理好的會(huì)議紀(jì)要經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后分發(fā)給有關(guān)部門和個(gè)人。 3、會(huì)議材料須統(tǒng)一格式、編號(hào)、歸檔管理。 技術(shù)資料的管理 1. 技術(shù)部門應(yīng)及時(shí)將本部門的技術(shù)資料進(jìn)行整理、歸檔,建立技術(shù)資料檔案。 2. 借用技術(shù)資料需辦理審批及登記手續(xù)。 人事檔案及員工業(yè)績(jī)檔案管理 1. 建立員工人事檔案,每位員工的人事檔案包括:求職表、員工調(diào)動(dòng)呈批表、身份證明復(fù)印件、社會(huì)保險(xiǎn)卡復(fù)印件、入職登記表、勞動(dòng)合同、培訓(xùn)協(xié)議、照片等。 2. 人事檔案由管理部行政辦統(tǒng)一管理。 3. 建立員工業(yè)績(jī)考核檔案。員工業(yè)績(jī)檔案包括:試用人員任務(wù)書、周計(jì)劃總結(jié)、干部每月每周任務(wù)書、述職報(bào)告、獎(jiǎng)罰記錄等。 4. 員工業(yè)績(jī)考核檔案由總經(jīng)理秘書統(tǒng)一管理。 |
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